La coordinación de actividades empresariales (CAE), según el Real Decreto 171/2004 –que desarrolla la Ley de Prevención de Riesgos Laborales en esta materia- y el Real Decreto 1627/1997 –que establece disposiciones mínimas en seguridad y salud en obras de construcción- conlleva una serie de obligaciones tanto en la prevención de riesgos laborales como en lo referido a la reglamentación de instalaciones que afectan a la empresa titular de los trabajos y a todas sus contratas.

El proceso de coordinación conlleva varios pasos previos que se inician con el envío a la contrata de toda la información sobre los riesgos generales del centro de trabajo y todas sus instalaciones, así como de los riesgos que entrañan las tareas a realizar, solicitándole una evaluación de riesgos adecuada a las tareas que va a desempeñar.

Esta documentación es esencial ya que permite determinar las posibles interacciones de dicha contrata con el centro titular y otros posibles contratistas.

Conocidos los trabajos y sus riesgos, se solicitará al contratista la documentación que acredite la adecuación de su empresa, trabajadores, vehículos, maquinaria y subcontratistas, revisándola para asegurarse de que cumple con los estándares legales. Este es uno de los puntos más críticos en la parte documental de la coordinación de actividades empresariales ya que disponer de toda la documentación necesaria y correcta no es posible sin un buen conocimiento de la legislación, desde las acreditaciones que necesitan empresa y trabajadores para determinadas tareas a los regímenes de inspecciones que precisan.

Además, toda la documentación debe mantenerse al día ya que la mayor parte de los requerimientos tienen una validez determinada y su revisión y actualización debe ser constante. Por eso, conocer las periodicidades legales de control es un aspecto imprescindible que se debe incorporan siempre en las tareas de coordinación de actividades empresariales.

La gestión y coordinación de toda esta documentación es, pues, un proceso crítico que requiere de amplios conocimientos de la legislación y de una permanente revisión y actualización de los documentos requeridos.